Als Management Assistant ben jij de organisatorische spil van Copyright Power International. In ons hechte team van ongeveer 10 collega’s ondersteunen we elkaar op alle fronten en hebben we geen apart sales- of HR-team. Juist daarom maken jouw overzicht, voorbereiding en daadkracht elke dag het verschil. Je ondersteunt onze oprichter, CEO en algemeen directeur, bereidt internationale beurzen en zakelijke afspraken tot in de puntjes voor en zorgt er tegelijkertijd voor dat het kantoor, het team, onze bezoekers en evenementen soepel blijven draaien.

Functieomschrijving: Als Management Assistant vervul je een centrale rol op het gebied van bedrijfsondersteuning binnen Copyright Power International. Je werkt rechtstreeks samen met de oprichter en CEO en de algemeen directeur en zorgt ervoor dat zij goed voorbereid zijn, dat afspraken worden nagekomen en dat de dagelijkse organisatie niet afhankelijk is van losse acties of één persoon. Je zorgt voor structuur, signaleert wat er nodig is en regelt het. De nadruk ligt op organiseren, voorbereiden, coördineren en bewaken. Je ondersteunt commerciële en organisatorische processen, terwijl strategie, onderhandelingen, personeelsbeslissingen en eindverantwoordelijkheid bij het management blijven. Dit is dus geen eigen sales- of beleidsfunctie, maar een belangrijke rol voor iemand die er energie uit haalt om anderen en de organisatie optimaal te laten functioneren.

Waar ga je o.a. mee bezig houden?  

• Managementondersteuning: je beheert en coördineert de zakelijke agenda’s van de oprichter en CEO en de algemeen directeur, plant afspraken op een overzichtelijke manier in en zorgt ervoor dat zij op tijd over de juiste informatie beschikken.
• Je bereidt interne en externe vergaderingen voor, verzamelt documenten, stelt een duidelijke agenda op en houdt actiepunten, besluiten en deadlines bij.
• Het bedrijf organiseert internationale beurzen en zakenreizen van A tot Z: van vluchten, hotels, transfers en restaurants tot een overzichtelijk dagprogramma en alle praktische informatie.
• Je analyseert deelnemers-, bedrijven- en gastenlijsten op basis van de prioriteiten van het management, brengt interessante uitgevers, verenigingen, partners en potentiële klanten in kaart en plant relevante afspraken in.
• Je stelt korte, bruikbare bedrijfs- en contactprofielen op ter voorbereiding op afspraken en verwerkt na afloop aantekeningen, vervolgacties en herinneringen.
• Je beheert de algemene mailboxen, beoordeelt wat direct kan worden afgehandeld en zorgt ervoor dat vragen snel bij de juiste collega terechtkomen.
• Je zorgt ervoor dat het kantoor en onze werkplek in het verzamelpand netjes blijven en fungeert als praktisch aanspreekpunt voor onder meer de schoonmaker, de gebouwbeheerder, leveranciers, onderhoud, toegangspassen, voorraad en post.
• Je ontvangt bezoekers gastvrij, zorgt ervoor dat vergaderruimtes en catering gereed zijn en biedt klanten, makers en partners vanaf het moment dat ze binnenkomen een professionele en persoonlijke ervaring.
• Je organiseert samen met het team evenementen van A tot Z, zoals schrijfkampen, klantbijeenkomsten, teamuitjes, verjaardagen en eigen feesten. Je houdt daarbij toezicht op de planning, leveranciers, uitnodigingen, draaiboeken en budgetafspraken.
• Je beheert onze merchandise, relatiegeschenken en interne attenties, houdt de voorraad bij en zorgt ervoor dat geschenken op het juiste moment worden besteld, gepersonaliseerd en verzonden.
• Je ondersteunt de personeelsadministratie: je houdt het verlofoverzicht en de teambezetting up-to-date, legt verlofaanvragen ter goedkeuring voor, verwerkt ziek- en betermeldingen administratief en ondersteunt bij de onboarding en offboarding.
• Je zorgt ervoor dat praktische werkafspraken, checklists en planningen in Microsoft 365 en SharePoint up-to-date blijven, zodat informatie gemakkelijk terug te vinden is en werkzaamheden soepel kunnen worden overgedragen.

Onze ideale kandidaat heeft de volgende kenmerken:  

• MBO-/HBO-werk- en denkniveau en bij voorkeur minimaal 2 jaar ervaring als managementassistent, executive assistant, office coordinator, evenementenassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Een frisse, energieke en representatieve persoonlijkheid die graag de spil is en plezier beleeft aan het organiseren, ondersteunen en ontzorgen.
• Proactief en zelfstandig: je wacht niet af, maar ziet wat er ontbreekt, stelt een realistische planning op en rondt zaken zorgvuldig af.
• Je hebt een goed overzicht en kunt prioriteiten stellen; je kunt meerdere agenda’s, reizen, acties en praktische verzoeken tegelijk in de gaten houden zonder de details uit het oog te verliezen.
• Je kunt informatie snel doorzoeken, beoordelen en samenvatten, bijvoorbeeld bij het selecteren van interessante contacten voor een beurs of een zakelijke afspraak.
• Klantgericht en gastvrij, maar ook duidelijk en standvastig wanneer je informatie, bevestigingen of deadlines nodig hebt.
• Discreet en betrouwbaar: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke bedrijfs-, agenda- en personeelsgegevens.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede kennis van Microsoft 365, met name Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint en bij voorkeur SharePoint.
• Je werkt graag op kantoor en vindt het geen probleem om bij een belangrijk evenement of schrijfkamp af en toe buiten de reguliere kantooruren beschikbaar te zijn.
• Een affiniteit met muziek, creativiteit en de internationale muziekindustrie is een groot pluspunt.

Wat wij beiden:  

• Een veelzijdige en prominente functie in het hart van onze organisatie, waarbij je rechtstreeks samenwerkt met de oprichter en CEO en de algemeen directeur.
• Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid binnen een duidelijke ondersteunende rol en een heldere taakverdeling.
• De kans om je verder te ontwikkelen op het gebied van managementondersteuning, evenementen en kantoor- en operationele coördinatie.
• Een dynamische, informele en professionele werkomgeving met een enthousiast team en muziek als verbindende factor.
• Goede arbeidsvoorwaarden, waaronder een pensioenregeling, opleidingsmogelijkheden, een fiets- en sportregeling en een salaris dat past bij de functie en ervaring.
• Een functie van 40 uur per week. Aangezien je een belangrijke rol speelt binnen het kantoor en de teamorganisatie, werk je voornamelijk vanuit ons kantoor in Amsterdam; gedeeltelijk thuiswerken is in overleg mogelijk.
• Een arbeidsovereenkomst voor 7 maanden met uitzicht op een vaste aanstelling.

Over ons;  

Welkom bij Copyright Power International! Wij zijn dé vooruitstrevende, onafhankelijke full-service muziekuitgeverij, met mediacomponisten als onze kern. Wij vertegenwoordigen een uitgebreide en internationale catalogus van componisten, auteurs, subuitgevers, muziekproductiebedrijven en labels uit diverse genres en zijn hun ultieme partner in de muziekindustrie, met een sterke reputatie op het gebied van het wereldwijd maximaliseren van muziekrechten. 

Als creatieve uitgeverij gaan wij verder dan alleen administratie: wij ondersteunen actief de ontwikkeling, positionering en exploitatie van muziek. Ons doel is om talent zowel creatief als commercieel te laten groeien. Sluit je aan bij ons dynamische team en laten we samen werken aan een baanbrekende toekomst in de muziekindustrie. 

Solliciteren: 

Ben je geïnteresseerd in deze functie en herken je jezelf in het profiel? Dan nodigen we je uit om te solliciteren. Stuur je motivatiebrief en cv via de sollicitatieknop naar ons toe. We kijken uit naar je reactie! Copyright Power International is een werkgever die gelijke kansen biedt. Alle gekwalificeerde kandidaten komen in aanmerking zonder onderscheid te maken op basis van ras, huidskleur, religie, geslacht, nationale afkomst, leeftijd, handicap of andere wettelijk beschermde status.