Als Management Assistant ben jij de organisatorische spil van Copyright Power International. In ons compacte team van circa 10 collega’s ondersteunen we elkaar breed en hebben we geen apart sales- of HR-team. Juist daarom maakt jouw overzicht, voorbereiding en daadkracht iedere dag het verschil. Je ondersteunt onze Founder & CEO en General Manager, bereidt internationale beurzen en zakelijke afspraken tot in detail voor en zorgt tegelijk dat het kantoor, het team, onze bezoekers en evenementen soepel blijven draaien.

Functieomschrijving: Als Management Assistant vervul je een centrale zakelijke ondersteuningsrol binnen Copyright Power International. Je werkt direct samen met de Founder & CEO en de General Manager en zorgt dat zij goed voorbereid zijn, afspraken worden opgevolgd en de dagelijkse organisatie niet afhankelijk is van losse acties of één persoon. Je brengt structuur, signaleert wat nodig is en regelt het. De nadruk ligt op organiseren, voorbereiden, coördineren en bewaken. Je ondersteunt commerciële en organisatorische processen, terwijl strategie, onderhandelingen, personeelsbesluiten en eindverantwoordelijkheid bij het management blijven. Dit is dus geen eigen sales- of beleidsfunctie, maar een belangrijke rol voor iemand die er energie van krijgt om anderen en de organisatie optimaal te laten functioneren.

Waar ga je je o.a. mee bezig houden?   

• Managementondersteuning: je beheert en coördineert de zakelijke agenda’s van de Founder & CEO en General Manager, plant afspraken logisch in en zorgt dat zij op tijd over de juiste informatie beschikken.
• je bereidt interne en externe meetings voor, verzamelt stukken, maakt een heldere agenda en houdt actiepunten, besluiten en deadlines bij.
• je organiseert internationale beurzen en zakenreizen van A tot Z: van vluchten, hotels, transfers en restaurants tot een overzichtelijke dagplanning en alle praktische informatie.
• je analyseert deelnemers-, bedrijven- en gastenlijsten op basis van de prioriteiten van het management, brengt interessante publishers, societies, partners en potentiële klanten in kaart en plant relevante afspraken in.
• je maakt korte, bruikbare bedrijfs- en contactprofielen ter voorbereiding op afspraken en verwerkt na afloop notities, vervolgacties en reminders.
• je beheert de algemene mailboxen, beoordeelt wat direct kan worden afgehandeld en zorgt dat vragen snel bij de juiste collega terechtkomen.
• je houdt het kantoor en onze werkplek in het verzamelpand op orde en bent het praktische aanspreekpunt voor onder meer de schoonmaker, gebouwbeheerder, leveranciers, onderhoud, toegangspassen, voorraad en post.
• je ontvangt bezoekers gastvrij, zorgt dat vergaderruimtes en catering klaarstaan en geeft klanten, makers en partners vanaf binnenkomst een professionele en persoonlijke ervaring.
• je organiseert samen met het team evenementen van A tot Z, zoals writing camps, klantbijeenkomsten, teamuitjes, verjaardagen en eigen feesten. Je bewaakt hierbij planning, leveranciers, uitnodigingen, draaiboeken en budgetafspraken.
• je beheert onze merchandise, relatiegeschenken en interne attenties, houdt de voorraad bij en zorgt dat cadeaus op het juiste moment worden besteld, gepersonaliseerd en verstuurd.
• je ondersteunt de personeelsadministratie: je houdt het verlofoverzicht en de teambezetting actueel, legt verlofaanvragen ter goedkeuring voor, verwerkt ziek- en betermeldingen administratief en ondersteunt bij onboarding en offboarding.
• je helpt praktische werkafspraken, checklists en planningen actueel te houden in Microsoft 365 en SharePoint, zodat informatie vindbaar is en werkzaamheden goed overdraagbaar zijn.

Onze ideale kandidaat heeft de volgende kenmerken:    

• MBO/HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur minimaal 2 jaar ervaring als Management Assistant, Executive Assistant, Office Coordinator, Event Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Een frisse, energieke en representatieve persoonlijkheid die graag de spin in het web is en plezier haalt uit organiseren, ondersteunen en ontzorgen.
• Proactief en zelfstandig: je wacht niet af, maar ziet wat ontbreekt, maakt een realistische planning en rondt zaken zorgvuldig af.
• Sterk in overzicht en prioriteiten; je kunt meerdere agenda’s, reizen, acties en praktische verzoeken tegelijk bewaken zonder details uit het oog te verliezen.
• Je kunt informatie snel onderzoeken, beoordelen en samenvatten, bijvoorbeeld bij het selecteren van interessante contacten voor een beurs of zakelijke afspraak.
• Servicegericht en gastvrij, maar ook duidelijk en standvastig wanneer je informatie, bevestigingen of deadlines nodig hebt.
• Discreet en betrouwbaar: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke bedrijfs-, agenda- en personeelsinformatie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede beheersing van Microsoft 365, in het bijzonder Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint en bij voorkeur SharePoint.
• Je werkt graag op kantoor en vindt het geen probleem om bij een belangrijk evenement of writing camp incidenteel buiten reguliere kantoortijden beschikbaar te zijn.
• Affiniteit met muziek, creativiteit en de internationale muziekindustrie is een sterke pré.

Wat beiden wij:  

• Een veelzijdige en zichtbare functie in het hart van onze organisatie, met directe samenwerking met de Founder & CEO en General Manager.
• Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid binnen een duidelijke ondersteunende rol en heldere taakafbakening.
• De kans om je verder te ontwikkelen in managementondersteuning, events en office- en operationscoördinatie.
• Een dynamische, informele en professionele werkomgeving met een enthousiast team en muziek als verbindende factor.
• Goede arbeidsvoorwaarden, waaronder een pensioenregeling, opleidingsmogelijkheden, een fiets- en sportplan en een salaris passend bij de functie en ervaring.
• Een functie van 40 uur per week. Omdat jij een belangrijke rol speelt in het kantoor en de teamorganisatie, werk je voornamelijk vanuit ons kantoor in Amsterdam; gedeeltelijk thuiswerken is in overleg mogelijk.
• Een arbeidsovereenkomst voor 7 maanden met uitzicht op een vast dienstverband.

Over ons;  

Welkom bij Copyright Power International! Wij zijn dé vooruitstrevende, onafhankelijke full-service  muziekuitgeverij, met media componisten als onze kern. We vertegenwoordigen een omvangrijke en internationale catalogus van componisten, auteurs, sub-publishers, muziekproductiebedrijven en labels uit diverse genres en zijn hun ultieme partner in de muziekindustrie, met een sterke reputatie in het wereldwijd maximaliseren van muziekrechten. 

creatieve uitgeverij gaan wij verder dan alleen administratie: we ondersteunen actief in de ontwikkeling, positionering en exploitatie van muziek. Ons doel is om talent zowel creatief als commercieel te laten groeien. Sluit je aan bij ons dynamische team en laten we samen werken aan een grensverleggende toekomst in de muziekindustrie. 

Solliciteren: 

Ben je geïnteresseerd in deze functie en herken je jezelf in het profiel? Dan nodigen we je uit om te solliciteren. Stuur jouw motivatie en CV via de sollicitatieknop naar ons toe. We kijken uit naar jouw reactie!  Copyright Power International is een werkgever die gelijke kansen biedt. Alle gekwalificeerde kandidaten komen in aanmerking zonder onderscheid te maken op basis van ras, kleur, religie, geslacht, nationale afkomst, leeftijd, handicap of andere wettelijk beschermde status.